Empatia i skuteczna komunikacja w relacjach z uczniami i rodzicami to baza do budowania renomy placówki edukacyjnej. Na podobnej zasadzie działa to wszędzie tam, gdzie liczy się obsługa klienta. Dlatego poza umiejętnościami zawodowymi warto w sobie wykształcić również te kompetencje. Są osoby, którym przychodzi to naturalnie, aczkolwiek są i takie, które muszą poświęcić rozwojowi kompetencji społecznych więcej czasu.

W codziennej pracy pracowników administracyjnych bardzo ważne jest to, aby rozwijać takie umiejętności jak empatia, komunikacja, czy zaangażowane nastawienie do klienta. Wsparciem mogą okazać się nowoczesne technologie. Na przykład, w większych placówkach edukacyjnych może zostać wykorzystany voicebot call center, chociażby w trakcie rekrutacji Wykorzystanie takiej technologii pozwala rozpoznawać i interpretować emocje dzwoniących, w celu dopasowania odpowiedniego modelu interakcji z nimi.

Praca w sekretariacie to na co dzień nie tylko wypełnianie dokumentów, ale też rozmowy z rodzicami i uczniami, dotyczące różnych spraw. Z pewnością, bot konwersacyjny sprawdzi się w zaawansowanych kanałach komunikacyjnych. Wystarczy jedynie wybrać model z odpowiednimi opcjami, dopasowany do specyfiki placówki edukacyjnej. Poza tym, obsługa klienta dla firm oparta na wsparciu tego typu narzędzi pozwoli na bieżąco załatwiać sprawy w trakcie roku szkolnego, również w sytuacjach dosyć emocjonalnych lub wtedy, gdy niezbędne okaże się zrozumienie i aktywne słuchanie dla rodziców, ale też dla uczniów.

Sięganie po różne rozwiązania pozwoli wytworzyć interakcje dopasowane do indywidualnych potrzeb klienta. Szkoła, w której wdrożone będzie back office call center będzie świetnie postrzegana, ponieważ może ułatwić budowanie trwałych i satysfakcjonujących relacji z rodzicami. To zaś może wpłynąć na decyzję o zapisaniu dziecka do danej placówki, jako otwartej i rozwijającej się.